Mục tiêu vị trí

Trợ lý CEO là người hỗ trợ CEO vận hành hiệu quả mỗi ngày: thông tin (đúng–đủ–nhanh), lịch làm việc tối ưu,  các quyết định điều hành "well managed", các cuộc họp được follow-up, đối ngoại được xử lý tinh tế, và các hoạt động truyền thông/sự kiện diễn ra liên tục theo yêu cầu/định hướng của CEO.

Cấp độ: Junior–Mid | Toàn thời gian | Làm việc trực tiếp với CEO

Phạm vi công việc

a/ Executive Meetings, Decision Management & Followups

• Thiết kế, triển khai và duy trì Weekly Exec Report, Monthly Business Review, Exception Report, Commitment Tracker.

• Đảm bảo các báo cáo: Follow các chỉ số chính mà CEO cần biết; có mục tiêu và câu hỏi rõ ràng để CEO quyết định.

• Lưu trữ, sắp xếp và quản trị tất cả các quyết định của CEO và BOD đưa ra trong và sau các cuộc họp;

• Bảo đảm mọi kế hoạch và cam kết của các bộ phận được quản trị, track và đối chiếu định kỳ.

Output đo được:

• Tỷ lệ báo cáo đúng format, đúng hạn.

• Tỉ lệ các vấn đề được track và thực thi (Commitment trackers)

b/ Internal Communication (Distribution & Clarity)

• Nhận nội dung đã được CEO/BOD chốt (policy/chiến lược/culture) → đóng gói thành thông điệp ngắn (CTA được làm rõ) và phân phối nhanh qua kênh nội bộ (ví dụ: Base/Rework Townhall).

• Chọn đúng audience, đúng thời điểm, đúng format (full/tóm tắt/TL;DR).

• Thực hiện reminder hợp lý, pin đúng nơi, dẫn link về bản gốc.

• Thu gom câu hỏi/điểm chưa rõ → tổng hợp FAQ gửi CEO/owner, không tự diễn giải.

Outputs: Distribution Plan, Message Pack (TL;DR + CTA), Reminder, FAQ list, Engagements.

c/ Project assistant (Products, sales, marketing)

• Tham gia với vai trò Project Assistant trong các dự án mà CEO chỉ định.

• Quản lý và tracking tất cả các yêu cầu mà CEO đưa ra đối với các project liên quan
• Báo cáo định kỳ cho CEO về tình trạng dự án và tất cả các quyết định được đưa ra

Outputs: Các yêu cầu (Work Orders) từ CEO được thực thi nghiêm túc, hiệu quả, có vấn đề phải báo cáo ngay, tất cả các quyết định của Project Owners đều được centralized

d/ Đối ngoại (Preparation + Touchpoints + Key Care)

• Chuẩn bị cho các cuộc gặp quan trọng: người cần gặp, mục tiêu, câu hỏi cần chốt.

• Soạn email/DM/đặt lịch và tin nhắn follow-up cho khách hàng lớn/đối tác/key members (CEO duyệt & gửi).

• Chăm sóc quan hệ đối ngoại theo schedule (sinh nhật, Tết, ceremonies, ...): đề xuất hành động, quà tặng, note, tracking gửi–nhận–follow-up.

• Khi CEO yêu cầu: tham gia meeting, sự kiện và ghi nhận cam kết/next steps cần thực thi.

Outputs: 3–10 touchpoints/tuần; moments list/tuần; gift pack + tracking; pre/post note khi cần.

e/ CEO Calendar & Meetings (Scheduling + Packs + Follow-up)

• Sắp xếp và tối ưu lịch theo ưu tiên CEO, giúp CEO có nhiều thời gian deep work và đủ thông tin để đưa ra quyết định.

• Trước họp: chuẩn bị “Meeting Pack 1 trang” để CEO khi họp có đủ context để quyết định.

• Sau họp: tạo “Private Follow-up List” cho CEO.

f/ Event Ops (Sự kiện nhỏ end-to-end + Support sự kiện lớn)

• Sự kiện nhỏ (20–50 người): lead agenda, kịch bản, làm MC, checklist, recap.

• Sự kiện lớn (YEP/Summer Trip/Year Start…): support dưới Event Owner theo brief (script/cue sheet, checklist onsite, guest list, tracking vendor, hậu kỳ recap).

g/ Social Content Management

• Soạn & polish nội dung social cho CEO (post/comment/reply quan trọng ở dạng draft).

• Xây distribution plan cho mỗi bài (kênh, thời điểm, bản rút gọn để share).

• Quản trị lịch đăng (2–4 bài/tuần tuỳ giai đoạn), tổng hợp phản hồi cần CEO trả lời.

• Phối hợp với Marketing khi cần để đồng bộ thông điệp giữa kênh CEO và kênh brand.

Outputs: 4–8 draft/tuần; 2–4 bài/tuần (sau duyệt); distribution plan; comment/inbox triage.

h/ Daily Brief & Recap (Private)

• Gửi brief cho CEO vào đầu ngày và cuối ngày (5–12 bullet).

• Bao gồm: ưu tiên, rủi ro/điểm nghẽn, việc cần CEO ra quyết định, người cần CEO nhắc (nếu có).

Outputs: 01 brief/ngày (AM + PM), đúng giờ, đúng trọng tâm.

KPI / Tiêu chuẩn chất lượng

• Tốc độ & đúng kênh: nội dung nội bộ đã chốt được phân phối trong SLA đã thống nhất (thường ≤ 2 giờ làm việc).

• Daily Brief: gửi đúng giờ, 5–12 bullet, đúng trọng tâm.

• Đối ngoại: 3–10 touchpoints/tuần; follow-up trong 24–48h khi cần.

• Calendar: đảm bảo có block deep work rõ ràng mỗi ngày, mỗi tuần.

• Meeting readiness: 100% meeting quan trọng có meeting pack; có follow-up list sau họp.

• Social: 2–4 bài/tuần (tuỳ giai đoạn), nội dung đúng giọng, có plan phân phối.

DO / DON’T (để làm đúng vai trò)

DOs:

• Làm các công việc hậu trường và hỗ trợ, chuẩn bị, bảo vệ thời gian cho CEO; đảm bảo công việc CEO được tối ưu

• Đóng gói thông tin ngắn–rõ–CTA; giữ kỷ luật, chi tiết.

• Mọi thông điệp quan trọng đều qua CEO/owner duyệt.

DON’T:

• Không tự giải thích chính sách/chiến lược; chỉ gom câu hỏi.

Yêu cầu năng lực

Bắt buộc

• Viết tiếng Việt tốt, rõ, đúng giọng; biết viết CTA.

• Tốc độ cao, kỷ luật, chỉn chu, cực kỳ tỉ mỉ.

• Tổ chức công việc tốt: checklist, tracking, follow-up.

• Giao tiếp lịch sự, tinh tế; bảo mật tốt.

• Sẵn sàng hỗ trợ toàn thời gian theo lịch làm việc dài và liên tục của CEO.

Điểm cộng

• Có kinh nghiệm hỗ trợ lãnh đạo, IC/social content, event ops, hoặc đối ngoại.

• Có khả năng trình bày, thẩm mỹ tốt (làm ảnh, slide), và khả năng làm speaker/MC/kịch bản.

Phối hợp & báo cáo

• Báo cáo trực tiếp cho CEO.

• Phối hợp với Functional Heads/Service Owners theo brief khi cần.